Extern vertrouwenspersoon

Vanaf 2024 is het verplicht voor organisaties met 10 of meer werknemers om een vertrouwenspersoon aan te stellen, als reactie op het groeiend besef van het belang van een veilige en vertrouwensvolle werkomgeving.

Helaas zijn  niet alle (werk)omgevingen even veilig of vertrouwensvol. Sterker nog: er is steeds vaker sprake van grensoverschrijdend gedrag. Grensoverschrijdend gedrag is ongewenst gedrag waar jij je niet goed over voelt en waar jij geen toestemming voor hebt gegeven. Bij grensoverschrijdend gedrag brengt iemand je schade toe op fysiek, mentaal of emotioneel vlak. Dit kan verschillende vormen aannemen zoals discriminatie, pesten, (seksuele) intimidatie en agressie.. Grensoverschrijdend gedrag kan lastig zijn om aan te geven.

Dit is bepaald geen modegril van de afgelopen jaren maar iets van alle tijden waar nu de passende en juiste aandacht voor is. Doordat er nu verscherpte aandacht voor is kan het ook zeker een bijdrage leveren aan het terugdringen van verzuim en verloop van personeel. 

Voor de meeste kleinere organisaties loont het niet of nauwelijks om intern iemand te benoemen en op te leiden tot vertrouwenspersoon. De financiën zijn echter niet de enige reden om vertrouwenswerk uit te besteden aan een extern persoon. De rol en positie van een interne vertrouwenspersoon kan binnen organisaties ingewikkeld zijn. Vaak kom ik bij kleine organisaties tegen dat het een bevriend of bekende persoon is van de directie. Zijn of haar rol is dan een pure aanfluiting, staat mooi maar levert geen meerwaarde op, zeker niet als het komt tot een arbeidsgeschil.  Een externe vertrouwenspersoon in plaats van of soms ook naast een interne vertrouwenspersoon verlaagt in veel gevallen de drempel voor medewerkers om iets bespreekbaar te maken. En dat zou je doel moeten zijn als werkgever.

 Organisaties kunnen mij inhuren als extern vertrouwenspersoon. Medewerkers die geconfronteerd worden met grensoverschrijdend gedrag en hier met een extern vertrouwenspersoon over willen praten, kunnen dan bij mij terecht. Omdat ik sterk geloof in het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag zal ik samen met de directie van de betreffende organisatie ook preventief meekijken en adviseren.

Concreet betekent het dat ik als extern vertrouwenspersoon het volgende doe

Beschikbaar voor medewerkers

Ik ben voor de medewerkers via mail of telefoon bereikbaar. Bij een melding zal er een gesprek plaats vinden in een “veilige” omgeving. Informatie uit het gesprek valt onder de zogeheten geheimhoudingsplicht  tenzij er sprake blijkt te zijn van strafbare feiten. Dit wordt gelijk bij het begin van het eerste gesprek(kennismakingsgesprek) door mij vermeld. Ik sta naast en achter de medewerker en zorg ervoor dat de medewerker de regie behoudt binnen dit proces. Ik denk mee en help inzicht te geven over routes om aan de inhoud van de melding een vervolg te geven. Ik verschaf inzicht aan de medewerker over mogelijk consequenties en verzorg, indien noodzakelijk, nazorg voor de medewerker.

Minimaal eens per jaar overleg ik een geanonimiseerde rapportage met betrekking tot het aantal meldingen en het soort meldingen aan de afdeling HR en/of de directie. Op deze manier krijgt de organisatie inzicht in de hoeveelheid en de type meldingen die bij mij voorbij komen. Die informatie is waardevol om te komen tot een meer veilige werkomgeving.

preventieve activiteiten

In overleg met de directie verzorg ik binnen de organisatie voorlichtingen en trainingen in het kader van gewenste omgangsvormen met als doel het versterken van een sociaal veilige werkomgeving.
Het is ook mogelijk dat de directie mij verzoekt om intern onderzoek te doen naar de beleving van de medewerkers ten aanzien van sociale veiligheid. Een  dergelijk onderzoek kan ik, afhankelijk van de behoefte, op verschillende manieren uitvoeren. De resultaten bevatten altijd aanbevelingen.

Meer weten?

Zoek jij voor jouw organisatie een externe vertrouwenspersoon en heeft mijn informatie jou nieuwsgierig gemaakt? Neem gerust eens contact met me op. Ik kom graag langs (geheel vrijblijvend) om de mogelijkheden te bespreken.